A3 Airplane Game

Il gioco aiuta a capire il funzionamento dell'A3 Reporting. Questo strumento, usato in Lean, è molto utile per migliorare i processi in atto e risolvere problemi.

Si chiama A3 perché viene disegnato su un foglio A3 e permette di raccogliere le informazioni riguardo:

  • Background della situazione
  • Misura della situazione corrente
  • Obiettivo che si vuole raggiungere
  • Analisi della situazione con evidenze della cause alla base del problema (root cause analysis)
  • Possibili contromisure per risolvere il problema
  • Piano per la risoluzione del problema
  • Risultato dopo l’attuazione del piano (follow-up)

A3 reporting

Tutte queste info raccolte su un solo foglio A3 permettono di essere sintetici ed evidenziare visualmente solo le informazioni rilevanti, un principio caro a Lean del quale Agile ha fatto tesoro.

Il processo è molto semplice ma non è facile farlo decollare perchè necessita la collaborazione di tutte le persone coinvolte nel problema.

Al posto di spiegarlo e provarlo direttamente sul caso reale suggerisco prima di provarlo con un gioco.

Background

Si forma un team composto da 4 a 12 persone. Ogni persona è un pilota di aeroplani di carta. L’obiettivo del team è far atterrare il maggior numero di aeroplani di carta sulla pista di atterraggio posta a 5 metri di distanza dal lanciatore.

Preparazione

Sono necessari: fogli A4, una lavagna o un flipchart, una stanza o un corridoio di almeno 5 metri, uno scotch di carta.

Attaccare una striscia di scotch di carta a pavimento per delimitare la postazione di lancio. Posizionare un flipchart (o 6 fogli A4) a 5 metri di distanza dalla postazione di lancio e fermarli con lo scotch di carta, questa è la vostra pista di atterraggio. Disegnare sulla lavagna un report A3 di dimensioni grandi da riempire durante il gioco (vedi l’immagine qui sopra).

Fase 1 – Situazione Corrente

Nello spazio del Background scrivete: “la vostra compagnia aerea di aeroplani di carta ha problemi di atterraggio e vuole migliorare il numero di aeroplani che atterrano sulla pista”.

Data 10 minuti al team per costruire gli aerei e provare i lanci. In questa prima fase ciascun membro del team dovrà lanciare il proprio aeroplano. Ci si può far aiutare a costruirlo.

Alla fine dei 10 minuti ogni membro del team lancia il proprio aeroplano e si contano quanti sono atterrati sulla pista di atterraggio.

Fase 2 – Analisi, Contromisure e Piano

A questo punto abbiamo la misura della Situazione Corrente e la segniamo sul report A3. Ora possiamo iniziare la Fase 2 del gioco.

Prima domanda da fare al team è: “vista la vostra situazione corrente, qual’è un obiettivo per voi raggiungibile?”. Anche questo dato lo segniamo sull’A3.

Ora passiamo all’Analisi. Nel gioco è molto pratico usare la tecnica delle 5Whys. La tecnica consiste nel chiedere perché del perché fino a quando non si arriva ad un motivo fuori dalla nostra influenza oppure fino a quando non si arriva a 5 perché.

Un esempio:

  1. D: Perché non riusciamo a far atterrare almeno 5 aeroplani su 8 lanci?
    R: Gli aeroplani non sono facili da controllare.
  2. D: Perché gli aeroplani non sono facili da controllare?
    R: Non hanno la forma adatta a questo tipo di lancio.
  3. D: Perché gli aeroplani non hanno la forma adatta a questo tipo di lancio?
    R: Non seguono una traiettoria lineare.
  4. D: Perché non seguono una traiettoria lineare?
    R: Perché non sono affusolati.

Ecco la nostra prima causa alla base: “gli aerei non hanno la forma corretta per volare linearmente perché non sono affusolati”.

Da qui il team passa a definire le Contromisure per ciascuna causa alla base. Nel nostro esempio la contromisura è progettare aerei con ali piccole e molto allungate in modo da avere una traiettoria più stabile.

Definite le varie contromisure il team definisce un Piano: quali azioni compiere per mettere in pratica le contromisure; chi fa cosa e con quale sequenza. E’ importante che il piano sia definito prima di iniziare a lanciare aeroplani di test.

Alcuni esempi di piano: scegliere la lanciatrice/lanciatore migliore facendo due lanci a testa, scegliere l’aereo migliore testandoli sempre con la stessa persona e così via.

Nella definizione del piano il team non ha più limiti nel lancio. Può lanciare sempre la stessa persona lo stesso aereo o tutti il proprio o un mix di questi casi. L’importante è effettuare lo stesso numero di lanci della fase 1.

A3 Reporting durante il gioco

Fase 3 – Esecuzione del piano e Follow-up

Ora divertitevi! Avete circa 15 minuti per seguire il piano prima di effettuare nuovamente il test. E’ importante seguire il piano. Nel caso si modificasse lo stesso bisogna aggiornate l’A3. Ricordiamoci che il piano è un riferimento per il prossimo standard di processo se al follow-up si raggiunge l’obiettivo prefissato.

Aeroplano affusolato

Durante la seconda sessione di lanci il team sarà molto motivato per raggiungere l’obiettivo. Diventa una sfida divertente con se stessi. E’ importante che in questa fase ci si diverta. Come master del gioco occupatevi di tener traccia dei lanci.

Ad oggi il record è 13 su 13 raggiunto all’Italian Agile Coach Camp 2011.

Una volta finiti i lanci si passa al follow-up. Se si è raggiungo l’obiettivo prefissato allora il nuovo standard sarà definito dalle contromisure messe in atto, altrimenti bisogna rifare un A3 alla luce di quello che si è imparato.

Il gioco è finito. Invitate il team a riflettere su come il ciclo di Deming PDCA per risolvere i problemi e migliorare i processi si possa applicare in modo pratico e collaborativo utilizzando l’A3 Reporting.

Potete attaccare i vostri A3 in corso vicino alla Kanban Board del team per visualizzare e pubblicizzare le aree che sono in fase di miglioramento. Questo è uno dei mattoncini del Kaizen!